Informatie betreffende de verwerking van uw gegevens

In deze Privacyverklaring willen we alle bij Tennis en Padel de Nethe VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten en klanten informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennis en Padel de Nethe houdt zich in alle geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat:

• wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• de persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan strikt noodzakelijk is;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Tennis en Padel de Nethe zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, ons aangereikt via uw lokale tennisclub, rechtstreeks of via AFT. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: info@denethe.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Tennis en Padel de Nethe verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• De identificatie van onze leden, het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (wettelijke verplichting);
• Het verzekeren van de leden voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);
• Het informeren over en uitnodigen voor het Vlaamse tennis- en padelaanbod op uw maat (wettelijke verplichting);
• Het organiseren van officiële competities, opleiding van begeleiders en andere activiteiten (wettelijke verplichting);
• Het registreren van de competitieresultaten en het berekenen van klassement en/of ranking van de leden (gerechtvaardigd belang);
• Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);
• Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (gerechtvaardigd belang);
• Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. het toekomstig sportbeleid (wettelijke verplichting);
• Het bekomen van erkenning en subsidiëring door de Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

• Identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geslacht, rijksregisternummer, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);
• Foto’s en videobeelden (mits toestemming rechtstreeks of via uw club);
• Tennis- en padelgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);
• Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);
• Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).

Wij verwerken in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wanneer dit toch zou (moeten) gebeuren, kan dit enkel indien uitdrukkelijke toestemming werd gegeven of onder één van de andere voorwaarden, opgenomen in artikel 9.2 AVG.
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming te verifiëren.
Tennis en Padel de Nethe houdt zich eveneens het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;
• Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• Alle personen die namens Tennis en Padel de Nethe van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Bewaartermijn

De gegevens worden niet langer dan noodzakelijk is of te rechtvaardigen valt, bewaard. In alle geval worden de wettelijke bewaartermijnen, indien van toepassing, gerespecteerd.
Contactgegevens (zoals e-mailadressen en telefoonnummers) worden niet langer dan 5 jaar na een tennis- of padelinactiviteit bewaard.

Uw rechten omtrent uw gegevens

Wanneer u een recht wil uitoefenen i.v.m. de bescherming van uw persoonsgegevens of indien u een vraag heeft i.v.m. deze rechten, kan u steeds contact opnemen met de DPO van Tennis en Padel de Nethe via het e-mailadres: info@denethe.be

Wij antwoorden steeds binnen een termijn van 1 maand op uw vraag. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn van 1 maand verlengd worden tot maximaal 3 maanden maar in dat geval brengen wij u van deze verlenging op de hoogte binnen een termijn van 1 maand. Tenzij specifiek anders gevraagd, wordt ons antwoord via e-mail verstuurd.

De rechten waarover u in het bijzonder beschikt in het kader van de bescherming van persoonsgegevens zijn de volgende:

• Recht op inzage: u heeft het recht om te vragen over welke persoonsgegevens Tennis en Padel de Nethe beschikt;
• Recht op verbetering: u kan uw gegevens steeds doen corrigeren indien deze niet (langer) correct zijn;
• Recht van bezwaar: u heeft het recht ons te vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens gestopt wordt. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op grond van een wettelijke verplichting zal geen gevolg kunnen worden gegeven aan uw verzoek.
• Recht op beperking van de verwerking: u kan vragen dat we de verwerking van bepaalde persoonsgegevens stoppen of beperken, bijvoorbeeld op het ogenblik dat u merkt dat uw gegevens niet (langer) correct zijn, en wij dit rechtzetten of nakijken;
• Recht op verwijdering: u kan ons het verzitieme belemmeringen, zal aan dit verzoek geen gevolg kunnen worden gegeven.
• Recht op overdraagbaarheid: u heeft het oek richten om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen. Indien wij gebonden zijn aan wettelijke bewaartermijnen, of andere legrecht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Wijziging privacyverklaring

Tennis en Padel de Nethe kan deze Privacyverklaring wijzigen. Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 4 december 2023.